Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.


30.11.2020

Analiza na żądanie

Sophos Rapid Response
30.11.2020

Architektura dla chmury

VMware Modern Network
30.11.2020

Projektory laserowe

Acer VD6510i i PD1530i
27.11.2020

Dla małych firm

Nowości w ochronie ESET
27.11.2020

Dynabook

Dynabook poszerzył swoją ofertę laptopów biznesowych o dwa nowe produkty aspirujące do...
27.11.2020

Wydajny NAS

QNAP TS-h2490FU
26.11.2020

Monitory dla profesjonalistów

Sony BRAVIA BZ40H
26.11.2020

Jeszcze szybsze serwery

AMD Instinct MI100
26.10.2020

Nowa wersja nVision

Można już pobierać nową wersję nVision

Oprogramowanie do współpracy online

Data publikacji: 22-10-2020 Autor: Grzegorz Kubera
Tablice Kanban w aplikacji...

Narzędzia wykorzystywane podczas pracy zdalnej mogą nie tylko poprawić komunikację, ale przede wszystkim zwiększyć produktywność w firmie. Na co zwracać uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu? Jakie funkcje są kluczowe? Warto przyjrzeć się najpopularniejszym rozwiązaniom.

 

Aplikacje do współpracy pozwalają lepiej zarządzać czasem i zadaniami całego zespołu. Nie trzeba już wysyłać e-maili do współpracowników czy zostawiać wiadomości głosowych na telefonie. Jeśli korzystamy z odpowiedniego oprogramowania, wszystkie osoby zaangażowane w projekt otrzymują odpowiednie powiadomienia – na smartfonie lub komputerze. Wówczas mamy pewność, że każda osoba ma dostęp do niezbędnych zasobów, a także prowadzimy komunikację bezpośrednio w aplikacji i w czasie rzeczywistym. Obecnie większość rozwiązań dostępnych jest w chmurze, a użytkownicy uzyskują dostęp za pomocą kont online (każdy ma swój login i hasło).


> Korzyści z przejrzystości


Implementując wybrane oprogramowanie do współpracy, zyskujemy zdecydowanie lepszy przepływ informacji. Przede wszystkim zmniejsza się zależność od poczty e-mail. Oczywiście, skrzynka mailowa zostaje nienaruszona, jednak wymiana wiadomości – za sprawą zastosowanego narzędzia – odbywa się w czasie rzeczywistym. Czat grupowy na temat danego projektu czy zaistniałej aktualizacji sprzyja osiągnięciu porozumienia, szczególnie gdy mamy do czynienia z dużym zespołem. Zwiększa się produktywność oraz efektywność wykonywanej pracy. Bo np. przekazywanie załącznika mailem, z prośbą np. o naniesienie uwag czy zmian, generuje dużo błędów. Nie wiadomo, kto ostatni pracował na danym pliku, czy już można dopisywać swoje adnotacje, czy wszyscy respondenci przeczytali wiadomość i która wersja dokumentu jest tą ostateczną. Dzięki oprogramowaniu służącemu do współpracy analizowane materiały zgromadzone są w jednym miejscu, zadania nie są dublowane, a ewentualne opóźnienia w projekcie – od razu zauważone oraz monitorowane.


Rośnie również transparentność wszystkich działań. W sposób szybki i przejrzysty dzielimy się informacjami między działami – od razu wiadomo, gdzie szukać potrzebnych do pracy informacji. Przy przekazywaniu stanowiska czy podczas wdrażania nowej osoby z łatwością przekazywane są potrzebne materiały, a cała korespondencja zostaje zarchiwizowana, następnie zaś przekazana wskazanym osobom. Wszystko zgodnie z wytycznymi rodo, tak żeby zachować poufność zgromadzonych danych. Project managerowie również mają ułatwione zadanie, ponieważ na bieżąco widzą wszystkie zachodzące zmiany, a postępy prac śledzą bezpośrednio w aplikacji. Dzięki temu od razu wiadomo, gdzie należy wprowadzić zmiany i czy uda się ukończyć prace w terminie. Oprogramowanie do współpracy świetnie nadaje się także do zadań wykonywanych zdalnie. Niezależnie od tego, gdzie znajduje się dana osoba, może mieć ona dostęp do systemu i taki sam wgląd w dokumenty jak osoby pracujące na miejscu w biurze. Pracownik na home office może poczuć się jak członek zespołu i nie ma poczucia „działania” w odrębnym silosie.


> Priorytety w kolejności


Poza funkcją czatu i rozmów grupowych oprogramowanie do współpracy oferuje kilka innych rozwiązań. Czego nie może zabraknąć? Przede wszystkim możliwości przydzielania zadań poszczególnym użytkownikom (członkom zespołu) i nadawania im priorytetów. Project manager może sprawdzić, jakie zadania mają do wykonania poszczególne osoby, a następnie zdecydować, co komu przyznać i jaki wyznaczyć termin realizacji. Dodatkowo do zadań możemy nadawać priorytety, aby personel wykonywał je we właściwej dla projektu kolejności. Kolejne funkcje niezbędne w oprogramowaniu do współpracy to kalendarz i przechowywanie plików w chmurze. W kalendarzu, poza ważnymi terminami dla projektów, możemy umieszczać daty spotkań i rozmów grupowych. Przechowywanie plików to wygoda dla całego zespołu – wszyscy pracownicy mają dostęp do tego samego repozytorium i nie ma już np. problemu ze znalezieniem ważnego dokumentu w skrzynce e-mail.


Aplikacje do współpracy powinny też oferować system powiadomień i alertów. Dobrymi rozwiązaniami są te, które występują również w wersji mobilnej – wówczas na smartfonie będziemy otrzymywać stosowne powiadomienia, np. o zbliżającym się terminie wykonania danego zadania. Dodatkowo możliwe są powiadomienia e-mail, a nawet SMS. Kolejne użyteczne funkcje to przechowywanie kontaktów oraz analizy. Kiedy pracujemy nad danym projektem, często musimy skontaktować się z osobami spoza zespołu, np. z klientem czy z firmą pośrednią. Warto wówczas wprowadzić dane kontaktowe do takich osób – bezpośrednio w aplikacji do współpracy przy konkretnym projekcie. Ułatwi to komunikację całemu zespołowi. Z kolei analizy to przede wszystkim możliwość sprawdzenia, jak na przestrzeni czasu radzą sobie poszczególne osoby i project managerowie – można szybko zobaczyć, czy zadania są wykonywane na czas i jakie osoby są najbardziej i najmniej produktywne (ta opcja możliwa jest do sprawdzania wtedy, gdy aplikacja do współpracy dysponuje jeszcze funkcją monitorowania czasu – czyli weryfikacji, ile godzin dana osoba poświęca na konkretne zadanie). Zyskujemy wówczas szerszy wgląd w to, jak szybko zespół realizuje poszczególne projekty. Pozwala to lepiej oszacowywać czas wykonania danego zlecenia i w przyszłości rzetelniej ustalić deadline.


> Sprawdzone rozwiązania


W zależności od potrzeb warto wybrać taką aplikację, która możliwie najlepiej pasuje do naszej organizacji. Dla przykładu LiquidPlanner (liquidplanner.com, cena: od 45 dol./mies. za użytkownika) cieszy się uznaniem przede wszystkim wśród tych firm, które chcą rozbudowanej funkcjonalności w zakresie zarządzania zasobami i projektami. LiquidPlanner oferuje w tym zakresie nie tylko podstawowe funkcje, ale też interaktywne wykresy Gantta i tworzenie raportów czy też automatyczne planowanie – jest to narzędzie do zmiany przydziału pracy w razie nieoczekiwanej nieobecności członka zespołu. Jeżeli mamy niewielki zespół lub prowadzimy niezbyt skomplikowane projekty, Liquid­Planner zaoferuje więcej, niż potrzebujemy – a przez to będzie też za drogi. Wówczas lepszym wyborem jest Zoho Projects (zoho.com/projects, cena: od 3 dol./mies. za użytkownika), który ma również dobrą funkcjonalność w zakresie zarządzania projektami i zasobami, a przy tym jest zdecydowanie tańszy.

 

[...]

 

Założyciel firmy doradczo-technologicznej; pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 13-letnim doświadczeniem i autor książek nt. start-upów i przedsiębiorczości.

Artykuł pochodzi z miesięcznika: IT Professional

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"